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Défilé libre - Informations aux participant(e)s

Oubliez les contraintes du concours cosplay traditionnel. Venez avec votre cosplay préféré, qu’il soit fait main ou acheté défilé quelques secondes sur scène et posez pour les photographes qui imortaliseront vos tenues !🕴️

Le Défilé libre est un défilé où TU es la star et où TU as toutes les possibilités de te mettre en avant sur une scène, devant un public à Japan Impact 2025, le dimanche 16 février 2025 !

Inscription

Scène

plan de la scène

Règlement du Défilé libre 2025

Pour rendre la lecture du règlement plus légère, seul le masculin a été retenu, mais il s’adresse à tous·x·tes.

1. But du concours :

  1. Le Défilé libre du dimanche 16 février 2025 est une animation ouverte à tous, offrant l’opportunité de participer à un défilé géant (seul ou en groupe de 6 personnes maximum) pour partager sa passion à travers le cosplay, des tenues médiévales ou la mode japonaise contemporaine: il n’y a pas de limites à la créativité !
  2. Le Défilé libre invite le ou les participant(s) à parcourir une scène jusqu’à un point photo central, où une photo professionnelle sera capturée en pleine action. Après ce moment, il(s) poursuivent leur défilé et terminent en quittant la scène.
  3. L’événement met l’accent sur la créativité et l’expression personnelle, sans exigence particulière concernant la fabrication des tenues.
  4. Bien qu’il ne s’agisse pas d’un concours officiel, un jury composé de quatre invités ainsi que le public pourront voter pour leurs coups de cœur. Des lots seront offerts aux gagnants. Les votes se basent sur l’originalité, la créativité et la présentation. Il n’est pas nécessaire que les tenues soient faites à la main.
  5. Le Défilé libre est ouvert à toutes les personnes détentrices d’un billet d’entrée du dimanche 16 février de Japan Impact 2025.
  6. Il n’est autorisé qu’un seul passage par personne (qu’il soit seul ou en groupe).

2. Tenues et accessoires :

  1. La tenue vestimentaire doit être appropriée pour tout public, c’est-à-dire sans textes et images offensifs et inappropriés. La tenue peut aussi bien être achetée que cousue.
  2. Aucun débris (paillettes, confettis, plumes, etc.) ne doit être laissé sur scène ou dans les locaux.
  3. Seuls les accessoires qui ont été acceptés par la sécurité à l’entrée du festival sont acceptés.
  4. Tous les participants doivent porter des chaussures appropriées.

3. Dates et inscriptions

  1. Le Défilé libre aura lieu le dimanche 16 février 2025. L’heure exacte vous sera indiquée ultérieurement.
  2. L’inscription se fait uniquement via le lien officiel jusqu’au 8 février 2025, à 23h59.
  3. La date de fermeture des inscriptions peut changer sans notification préalable.
  4. Vous recevrez un mail de pré-confirmation dans les 4 jours ouvrables suivant votre inscription.
  5. Le nombre d’inscriptions est limité : premier arrivé, premier servi.
  6. En cas de désistement, merci de prévenir au plus vite afin de laisser la chance à quelqu’un d’autre.
  7. En cas d’absence, de non-réponse ou d’irrespect envers les organisateurs, membres du jury ou staffs, vous risquez d’être blacklisté pour les futurs concours.
  8. En cas de confirmation de votre inscription, l’entrée à Japan Impact le jour du concours vous sera offerte. Les informations pratiques (heures et lieu de rendez-vous, entrée, organisation etc.) vous seront communiqués quelques jours avant Japan Impact.
  9. En participant à cette animation, les participants sont d’accord d’être filmés et d’être photographiés. Ils donnent leur permission à PolyJapan d’utiliser ces images à des fins promotionnelles.
  10. Les personnes mineures ou sous tutelle au moment du Défilé libre doivent fournir une autorisation d’un tuteur légal au plus tard 3 jours ouvrables après leur inscription à kawaii@japan-impact.ch. Vous pouvez télécharger le formulaire d’autorisation parentale ici.

4. Vestiaires

  1. L’accès aux vestiaires n’est possible qu’une demi-heure avant le Défilé libre.
  2. Il n’est autorisé qu’aux participants inscrits au Défilé libre.
  3. Le vestiaire est scindé en deux parties : hommes et femmes. Nous ne pouvons pas garantir la présence d’une cabine non-genrée.
  4. L’accès est gardé par des staffs. Cependant, d’autres prestataires peuvent les utiliser aussi. Nous vous conseillons donc de prendre vos affaires de valeurs avec vous ou de les confier à un proche avant votre entrée aux vestiaires.
  5. Ni l’équipe organisatrice du défilé libre, ni le comité organisateur de Japan Impact ne pourront être tenus responsables en cas de vols ou de dégâts de vos effets personnels à l’intérieur des vestiaires ou durant le Défilé libre.

5. Passage sur scène

  1. Le participant a droit à environ de 20 à 30 secondes de passage sur scène (il s’arrête uniquement pour prendre la photo au centre et reprend aussitôt sa route).
  2. Il doit défiler, puis poser pour la caméra, puis sortir de scène
  3. Le Défilé libre se déroulera dans l’auditoire CO1 de l’EPFL, salle Taiyo.
  4. Il est interdit de lancer des objets vers le public, de salir la scène ou d’endommager le mobilier : merci de penser aux suivants !
  5. Les dimensions de la scène sont d’environ 8x3m (longueur x largeur).
  6. Aucune personne du public n’est autorisée à vous aider durant votre présentation. Cependant, un staff peut vous aider à la pose d’accessoires ou tout autre demande préalablement validée par e-mail par le.la responsable du Défilé libre
  7. Les participants doivent se présenter à l’heure indiquée par les organisateurs. Les retards pourront entraîner une exclusion de l’événement.
  8. En cas d’abus (troll, obscénité, etc…), le participant pourra être lourdement sanctionné à la discrétion du comité.
  9. Les notes des juges restent confidentielles et sont détruites 1 mois après la fin du Défilé libre. Cependant, à la fin du Défilé, vous pourrez venir vers les juges, la présentatrice ou la responsable pour poser vos questions. Ces personnes vous répondront selon leur disponibilité.
  10. Chaque participant est responsable de son costume et de ses accessoires. Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables en cas de dommages ou d’accidents.
  11. En cas de doutes ou de questions sur les points mentionnés ci-dessus, merci d’écrire à kawaii@japan-impact.ch. Vous recevrez une réponse dans les 4 jours ouvrables.
  12. La version française de ce document fait foi.

En participant au “Défilé Libre”, vous acceptez de respecter ces règles afin de garantir une expérience agréable pour tous. Nous avons hâte de découvrir vos créations et de célébrer ensemble votre créativité !